O orçamento de vendas tem significado para o planejamento financeiro, e, está diretamente interligado com os outros setores da empresa. É fundamental, pois, possibilita a utilização dos serviços ou produtos, quantidades na produção e demandas exigidas no mercado, visando estimativas exatas das vendas necessárias para o crescimento dos negócios.
Vendas/Lançamentos/Orçamentos
Permite o lançamento de orçamentos de produtos/serviços aos clientes, bem como as formas de pagamentos possíveis para que o mesmo possa escolher a que melhor lhe atenda.
A tela é carregada com os orçamentos pendentes de alguma operação, o(s) número(s) de pendência(s) de orçamentos são identificados em ícone no menu. Existe a sinalização para os próximos estágios até o aprovado, na linha do orçamento na treeview, onde está apto para geração do pedido.
Permite critérios de pesquisa de Pendente, Validado, Aprovado, Gerado e Cancelado. O agrupamento pode ser por Empresa, Estado, Vendedor ou Emissão.
O orçamento possui agrupamento por tipo de cancelamento.
Para visualização gráfica representando os estados do orçamento, acionar o botão de visualização gráfica para percentual executado de cada um. Disponíveis ainda as opções de gráfico, com diferenciação por modo gráfico, Pizza, Barras, Linhas, Áreas e Radar, por Legenda, Oculto, Dentre e Topo, por Ações, Mudar Eixo, Exibir Dados, Download como PNG.
Caso queira visualizar os dados da Impressão de Orçamentos, clicar na opção Print. No módulo Madeireira também é possível impressão do orçamento em impressora matricial, no formato de meia página; para tal, deve estar configurada em Estoque/Cadastros/Parâmetros na aba Orçamento. Na impressão do orçamento na Matricial a acentuação é desconsiderada.
Orçamento na matricial -> marcado
Impressora para Orçamento -> informada
Na impressão dos orçamentos tanto no módulo orçamento, quanto no módulo madeireira, se o flag 'Não imprimir valor dos itens' na aba Orçamentos do parâmetro Estoque estiver marcado, os valores unitários e totais de cada item ficam em branco.
Na impressão tanto pdf quanto txt:
Em Esboço ==> Exibe todas as condições de pagamentos, indiferente se a condição de pagamento foi aprovada ou não.
Validado ==> Exibe todas as condições de pagamentos, indiferente se a condição de pagamento foi aprovada ou não.
Aprovado ==> Exibe somente a condição aprovada.
Quando 'Madeireira', exibe as colunas conforme impressão .pdf. Posicionado dentro do arquivo, ao clicar na opção Print, o pdf é gerado com a mesma Nomenclatura Interna dos respectivos Números de Orçamentos, para facilitar e identificar o arquivo. Exibe no cabeçalho uma imagem jpeg ou png com os dados da empresa respectivamente, enfatizando os orçamentos de grandes empresas, além de valorizar o que está descrito. O DAV (Documento Auxiliar de Venda) é um tipo de documento emitido e impresso antes de terminar a operação de compra, para atender as necessidades operacionais do estabelecimento comercial. Serve para operações como orçamento, ou seja, operações entre Balcão e Caixa.
Dentro da opção de Print o layout para orçamentos contendo produtos diferenciados na metragem(volume), são exibidos abaixo da descrição do item no layout da impressão, as medidas do(s) mesmo(s), desde que, possuam valores não nulos. Ex.: Tábua - 2,00x0,30x0,10. O Valor Metro, que é o valor bruto unitário não é exibido, e, o Valor Peça, que é o valor total dividido pela quantidade de peças informadas, é exibido.
Se a empresa possui mais de um telefone comercial, na emissão do orçamento são exibidos.
O orçamento pode ser impresso em pdf ou ser direcionado para impressora válida, das adicionadas no localhost. Para tal, é necessário que seja configurado em Estoque-> Parâmetros na aba Orçamentos no campo Impressora para Orçamento, o nome correto da impressora a ser impresso.
Quando ocorre desconto dentro de itens do orçamento, na impressão, o campo para totalização do desconto abrange o total geral de desconto dado dentro dos itens.
Para preenchimento das informações da capa do orçamento, proceder da seguinte maneira:
É considerado como default para o local de venda padrão, o campo local para saídas da aba geral do parâmetro Estoque. Porém, se o parâmetro não estiver preenchido, não é restringido o orçamento, permite selecionar o local na aba de Itens do orçamento. No pedido de forma funciona similar.
Se houver a informação do cliente personalizar o orçamento. Se nos parâmetros o campo 'Cadastro automático de clientes' estiver desmarcado, ao informar um cliente não cadastrado, o sistema informa que a pessoa não é um cliente. O cliente deve ser cadastrado como cliente. Caso queira descrever algum detalhe específico, cordial para direcionar ao cliente ou na introdução do orçamento, relatar no campo A/C, Aos Cuidados, onde será exibido na impressão do orçamento.
Quando na seleção do cliente não existe o cadastro do mesmo, é possível incluí-lo na opção "Criar e Editar". É aberta aba clientes do form da pessoa, como se estivesse acessando diretamente do menu Administração/Dados de Pessoas, cadastrando desta forma uma pessoa que é cliente. Ao informar o cliente o sistema carrega campo "Observação Cliente" com as mensagens associadas no cadastro de Clientes do Financeiro na aba Mensagens com 'Modo exibição mensagem' = "Vídeo", sem precisar salvar o documento.
O Vendedor e Vendedor Externo podem ser informados de acordo com o estabelecido no cadastro de vendedores, obedecendo ao tipo de vendedor.
Existe no orçamento recursos para controle de validade do orçamento e previsão de aprovação pelo cliente. A validade é preenchida de acordo com o parâmetro informado em Estoque -> Cadastro -> Parâmetro na aba de Orçamento onde ocorre o prazo de validade em dias.
Ainda na capa pode ser associada a origem de venda não obrigatória no orçamento, previamente cadastrada nas vendas.
No rodapé do form à direita são exibidos o % de desconto, o valor do desconto total, que podem ser concedidos, e, afetam no valor total da venda. Se informado o desconto na capa do orçamento, deve ser maior que zero. O valor do IPI não é editável e vem da tributação, caso informado, e, o valor total líquido é calculado e atualizado on-line. O Valor do Frete também aparece no rodapé da capa do orçamento, acima do % Desconto. Quando informado, é considerado no total do orçamento.
Para inclusão dos itens, na seleção do produto, pode ser utilizada a leitora scanner de teclado com código de barras nos terminais de venda, para que a busca do produto seja de forma rápida e prática.
Na aba Itens, incluir um item na treeview, com o produto, grade, embalagem e quantidade, obrigatoriamente. Ao buscar um item e clicar em "pesquisar mais", exibe os itens iniciados com a busca que digitou no campo produto. O preço e quantidade apresentados são de acordo com a embalagem, portanto, o preço unitário de determinada embalagem já contempla o conteúdo da mesma. O saldo e requisitado para o item são exibidos no formulaŕio para consulta, ao tentar incluir o item. A quantidade de embalagens é avaliada, pois, influencia no cálculo do preço. Relacionado ao Desconto é obedecido o campo Desconto Máximo permitido cadastrado na aba Geral em Estoque/Cadastros/Parâmetros, onde ao realizar a Validação do Orçamento pode ocorrer restrição de "DESCONTO ACIMA DO LIMITE: no ORCXXXX-Itens: YYYYYY ** e criada para Liberação de Desconto para os orçamentos. Para desbloqueio é necessário autorização para restrição mencionada. Para os produtos que não possuem limites de desconto estabelecidos no produto, na categoria ou no parâmetro, a restrição não é checada. Na exibição dos preços em cadastro do produto exibe apenas os 4 últimos preços inseridos.
Se no parâmetro do estoque o campo "Usar similaridade" estiver marcado, exibe um formulário de itens similares no orçamento. Caso exista um item similar informado, após informar a grade e o produto, é exibido ao final da tela na treeview de itens similares. Contempla os campos de código, grade, descrição, saldo(do local informado), preço de venda. A alternação do produto é feita manualmente.
Se for inserido o item KIT por meio da aba "KIT por itens" não é possível dar continuidade no processo de validação sem clicar no botão "Incluir itens do KIT".
Se o item for inserido diretamente na aba "Itens" é possível dar continuidade no processo.
Se for inserido um item normal e também um KIT, o sistema não permite continuar sem importar os itens do KIT.
Neste processo, o orçamento já identificada o item de kit na geração de pedido, para que na NF-e, o sistema imprima no DANFE uma observação do item com o nome do ITEM KIT.
Se o módulo kit estiver instalado, na aba Itens não permite a escolha de um item KIT. O kit é listado, mas, se selecionado, o sistema informa que é um item Kit e deve ser informado na aba Kit por Itens.
As Despesas Acessórias também podem ser informadas no orçamento, e, ter o valor considerado na transformação do orçamento em pedido.
Se for necessário alterar o preço de venda, clicar no item, onde é aberta janela com o botão "Alterar Preço de Venda". Realizar as alterações e confirmar, de forma que ao transformar o orçamento em pedido, o sistema mantém o preço alterado pelo usuário.
Ao conceder desconto nos itens, este desconto não reflete no campo de Desconto Total da capa. Desta forma, se o orçamento é transformado em pedido, e, o mesmo em nota fiscal, não corre o risco do valor do desconto ficar incorreto. Quando as informações do orçamento são exportadas para o pedido, o valor referente ao desconto concedido no total (capa) do orçamento, deve ter o mesmo valor na capa do pedido, sem divergência no valor total do pedido.
********************* Madeireira *************************
Se o item possuir no seu cadastro o flag 'Variação' setado para 'Comprimento' ou 'Espessura':
-> No campo 'Valor Unitário Bruto' é contemplado o valor do item multiplicado pelo fator da tabela de Variação do tipo comprimento ou espessura cadastrado para Item, consequentemente é refletido no valor total.
-> Após a digitação do comprimento ou espessura, respectivamente, se o usuário informar um comprimento ou espessura que não existam na tabela, ocorre mensagem 'O comprimento ou espessura informado não está cadastrado(a) para este produto!', e, não permite seguir a operação.
-> O fator correlacionado na tabela para o produto/comprimento ou produto/espessura é multiplicado pelo preço de venda do produto, e, exibido no valor unitário bruto.
Nota: Se o campo variação estiver em branco considera-se que o item não possui variação.
No rodapé da aba de Itens são totalizados o Volume e o Valor Total dos Itens.
Para contemplar itens que apresentam:
As peças são inteiras e serradas de acordo com a demanda do cliente. Para venda do produto, é necessário informar as medidas da(s) peça(s) para o sistema calcular a quantidade do produto, que sai de acordo com sua unidade. Se os valores não estiverem zerados, o método retorna o resultado da multiplicação da quantidade * comprimento * largura * espessura, considerando 4 casas decimais. Para treeview de orçamento dos produtos, estes atributos serão exibidos após a coluna quantidade, com os labels Compr, Larg, Espes. A multiplicação da quantidade, do comprimento, da largura e da espessura, quando diferentes de zero, afetarão também no total dos itens, demonstrado pelo sistema, e, o saldo do produto é baixado nesta quantidade.
O orçamento pode conter um kit de produtos, onde para o preço será considerado conforme configurado em Estoque Produto. Ao inserir o kit, na aba Kit por Itens, produtos com tipo do kit item, e, que não necessitam de montagem, ocorre consistência se os itens estão arranjados. Selecionar o kit e a quantidade, ao clicar em "Inserir Kit de Item", os itens do kit automaticamente serão carregados na aba de Itens. O flag "Itens Lançados" é setado, desta forma, o botão "Inserir Kit da Categoria" não fica mais habilitado. Permite a miscelânia entre kits, itens sem restrições iniciais, os demais kits, são lançados como produtos. Há a verificação do preço dos produtos, se o preço do kit é por item ou por preço definido no kit.
O orçamento pode ser realizado para item do tipo serviço também, e, procede da mesma forma de um orçamento realizado para produto, levando em conta as particularidades inerentes de cada um. Para que o serviço seja exibido é necessário configuração em Parâmetros do Estoque dos campos 'Unidade para Serviço' e 'Embalagem para Serviços'.
Na aba kit por Categoria, é permitido inserir os blocos de categorias que não necessitam de montagem, que serão refletidos na aba Itens, após finalizar o processo. São produtos associados ao tipo do Kit Categoria, e, que não necessitam de montagem. Após inserção do kit de categoria na tela, é necessário atualizar os itens para cada categoria de acordo com a quantidade informada no cadastro da mesma em Estoque. O botão "Inserir Kit da Categoria" é habilitado a cada registro da treeview de categoria. Informar o item da categoria e grade, e, confirmar os lançamentos no botão "Inserir Produtos". Os mesmos serão atualizados na aba Itens, conforme procedimento similar da aba Kit por Itens, para tal, atualizar a página. O flag "Itens Lançados" é setado, desta forma, o botão "Inserir Kit da Categoria" não fica mais habilitado.
Com estas informações no estado de Esboço, é possível validar o orçamento, que passa ao estado Validado. O desconto concedido no orçamento, também informado nesta aba, deve observar os limites estabelecidos no produto, na categoria e no parâmetro, o que ocorrer primeiro nesta ordem.
O orçamento é uma proposta de venda que oferece várias formas de pagamento. Para que o vendedor entregue um orçamento a um cliente é necessário que esteja validado. O cliente informa a forma de pagamento desejada e a partir daí o orçamento pode ser aprovado. Portanto, uma condição de pagamento normalmente é aprovada depois que o orçamento foi validado, e, antes de ser aprovado.
No estado Validado, é permitido Reabrir, Cancelar ou Aprovar o orçamento.
Na aba Condição, são apresentadas a(s) condição(ões) de pagamento padrão que estão cadastradas no parâmetro em Estoque -> Cadastro -> Parâmetro na aba Orçamento na treeview de forma de pagamento. Ao clicar para Incluir um item, selecionar a forma de pagamento, a condição e o valor para as condições de pagamento. Pelo botão "Calcular Condições", são geradas todas as condições de acordo com o que está cadastrado, e, poderão ser alteradas, inclusive excluídas se for necessário. Ao clicar no botão "Calcular Condições", são excluídas todas as condições existentes no orçamento e calculadas novamente. O valor do item se repete nas condições para as formas adicionadas em Estoque/Cadastros/Parâmetros na aba Orçamento, onde necessariamente deve ocorrer aprovação única da condição, contemplando o valor total dos itens. Na edição da condição, para a condição já inserida no orçamento, é habilitado botão para exclusão. Após aprovar a condição, é habilitado o botão para cancelar a aprovação, no caso de necessidade de alteração quando da condição já aprovada.
No Orçamento não há o controle de datas, apenas é informado o pagamento, desta forma o usuário não altera a data do orçamento.
A validação de Restrição Financeira do cliente no orçamento ocorre dependendo do estado do orçamento, nestas situações a mensagem é detectada:
Na aba Observações, é aberta para mais alguma informação desejada para o orçamento, e, será impressa no rodapé do mesmo.
O orçamento possui opção de envio por e-mail, no estado de validado. É habilitado ícone "Enviar por email", tanto no form quanto na treeview. Ao clicar no ícone, é enviado email para o cliente com o .pdf do orçamento anexado. Caso o cliente não tenha email, é avisado que não foi possível o envio, por tal motivo. Os logs do que foi enviado do orçamento com data e hora, são registrados na parte inferior da tela. O cliente deve ter email cadastrado e configurado. A configuração deve ser realizada em Configurações -> Técnico -> E-mail -> Servidores de e-mail de saída, preencher as Informações de Conexão(servidor e porta SMTP) e Autenticação de Saída(nome e senha do usuário).
O orçamento validado e aprovado, é habilitado botão para Gerar Pedido, neste momento, é obrigatório a informação do cliente. Após pedido gerado, a tela em Vendas -> Pedido é aberta automaticamente para que o usuário possa prosseguir no processo. Caso no orçamento tenha ocorrido um desconto sobre um dos itens, e, refletido no valor total, ao aprovar esse orçamento e transformá-lo em um pedido, o valor do desconto deve permanecer o mesmo.
É possivel duplicar um orçamento, na opção Mais, o novo orçamento, porém, será criado no estado de esboço, não terá pedido identificado e também não terá nenhuma condição de pagamento aprovada.
Quanto ao cancelamento, ao clicar no botão 'Cancelar' é aberta janela para confirmação e informe do motivo de cancelamento. Pede confirmação: ' Deseja realmente cancelar o orçamento?'. É obrigatória a seleção do motivo de cancelamento, que vem do cadastro do Motivo Cancelamento. O status é alterado para "Cancelado". Existem clientes que não registram os motivos de cancelamento, neste caso, deve ser utilizado um motivo cadastrado como padrão.
O orçamento possui estados que são:
- Se marcado, permitir venda de item com preço menor que o preço de custo.
- Se desmarcado (False), o sistema deve respeitar a fórmula de cálculo abaixo, e, não deve aceitar que o preço de venda do item fique menor que o resultado da mesma:
Custo Fixo+Tributos+Comissão+O custo parametrizado no campo Custo para preço de venda.
A cada validação do item de produto no orçamento, se houver impedimento para a venda, o sistema barra e emite a mensagem com a relação de produtos que possuem preço de venda menor que o preço de custo.
-> Se não instalado Módulo Madeireira:
-> Se instalado Módulo Madeireira:
Orçamento que tem a função de ser uma diretiva para um modelo padrão, não necessariamente definitivo. Armazena os dados do orçamento de forma organizada, baseado em informações de orçamentos anteriores, com os dados devidos do cliente e dos produtos, cálculos para cada item, desconto.
Vendas/Lançamentos/Orçamento padrão
Permite o cadastramento de orçamentos mais comuns, de maneira que quando um cliente desejar aquela mercadoria, não há a necessidade do vendedor montar o orçamento, basta ele importar de um orçamento padrão. Muito utilizado em lojas de materiais de construção com padrões de energia, por exemplo. A loja vende todo o material para a montagem do padrão. Quando cliente deseja um padrão, o vendedor não precisa informar a quantidade de fios, chaves, canos, etc. , já está tudo no orçamento padrão.
A tela é aberta no modo de visualização treeview - lista com o botão de Gerar Orçamento habilitado em cada registro, para geração de um outro orçamento.
Para criação de um orçamento padrão, informar a descrição do orçamento, como por exemplo “padrão monofásico contra”. Cadastrar quais itens vão compor o orçamento, neste caso os itens necessários para o “padrão monofásico contra”, bem como sua quantidade.
Selecionar qual(is) produto(s) para o orçamento e salvar. É gerado um número para o controle de orçamento, habilitada a opção para Gerar Orçamento, que pode ser gerado em outro momento. Quando o vendedor desejar, gerar um orçamento baseado em um orçamento padrão, basta clicar no botão 'Gerar orçamento', que o sistema irá fazer uma cópia do orçamento padrão e gerar um orçamento com os mesmos itens, na sequência, a tela de orçamento será aberta para que o vendedor complete os dados como cliente, condições de pagamento etc. O registro é criado em Orçamentos com a nomenclatura adequada, estado de esboço, posicionado com a visualização dos itens relacionados para produto e opção para Validar habilitada. As informações de cliente, vendedor, validade e outras, podem ser preenchidas ainda neste estado.
Prossegue funcionamento normal das etapas como no orçamento.
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Previsão Aprovado Inicial
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Previsão Aprovado Final | wizard.listagem.orcamento | prev_aprov_final |
LISTAGENS ORCAMENTOS <EMPRESA> Página:
Data:
NUMERO
EMPRESA <company_id.name>
CLIENTE <pessoa_id.name>
TELEFONE <pessoa_id.telefone> DATA VALIDADE PREV. APROV.
VENDEDOR<vendedor_id.name> VALOR TOTAL STATUS
- Caso não tenha informado a Empresa emite mensagem 'Empresa não selecionada!'.
Gerados a partir da tela principal, onde sobre o registro selecionado de orçamento, clicar no botão Imprimir e selecionar a opção desejada.